Будуємо успішну компанію на дистанційці: 8 головних порад

З переходом на дистанційний формат роботи більшість компаній (які могли безболісно дозволити співробітникам працювати з дому) відзначили високі показники збільшення продуктивності та результативності свого колективу. Попри покращені показники ККД, на роботодавців чекали труднощі, адже формат новий і деяким було складно перебудуватися, реорганізувати робочі процеси.

Ми провели комплексне дослідження, зібрали матеріали та згадали свій досвід. А тепер готові поділитися з вами та розповісти, що важливо при формуванні компанії зі співробітниками на віддаленці.

Одна річ — вибудувати систему безпеки в офісі та всередині колективу, коли всі перебувають на робочих місцях, інша — у різних куточках країни, а то й світу. Мало того, що кожен член колективу повинен мати доступ до необхідних файлів та проектів, все це має бути добре захищеним. У цьому допоможе впровадження актуальних цифрових продуктів та програмних рішень.

ПЗ для конференцій

Працювати без зустрічей важко і не так результативно. Регулярні збори, дзвінки, презентації не лише допоможуть налагодити зв'язок між співробітниками, створивши сприятливий мікроклімат, а й підвищать продуктивність. Оцініть ринок та подивіться на актуальні продукти для конференцій.

ПЗ для управління проектами

Система, яка відповідає за делегування обов'язків щодо кожного робочого пункту та процесу. Завдяки такому софту, можна не просто розподілити завдання всередині команд, а й прописати всі умови, відстежити витрачений час. При цьому співробітники бачитимуть результати всієї команди, що полегшить їхню взаємодію та комунікацію.

Паролі

Без паролів нікуди: особистий кабінет співробітника, корпоративна пошта, доступ до ресурсів тощо. Пароль повинен бути надійним, а також передбачити інструменти для їх безпечного зберігання або створення надійних паролів.

Фактор живого спілкування та зустрічей випадає з розкладу компанії зі співробітниками на віддаленці. Тому перед початком роботи потрібно обговорювати формат спілкування. Це можуть бути як внутрішні системи та чати, так і окремі месенджери. Головний критерій – безпека та функціональність системи

Продуктів маса, як на західному ринку, так і українською. Вибирайте платформу, яка буде зручна вашим співробітникам, інакше нею не користуватимуться.

Коли ви набираєте колектив для роботи на віддаленці, то зверніть увагу на гнучкі та професійні навички, які допоможуть їм залишатися продуктивними у такому форматі. Насамперед буде важливим тайм менеджмент.

Ви повинні запитати та дізнатися про все, що вам потрібно: від досвіду роботи до думки про роботу в офісі. Кожне питання допоможе розкрити вам людину не тільки як співробітника, а і як особистість, а це дуже важливо для формування міцної команди.

Розбавте сірі будні чимось веселим та приємним. Проводьте мотиваційну роботу з колективом, пропрацюйте корпоративну культуру, подумайте над тим, як зміцнити та зробити колектив згуртованішим.

Хорошим варіантом стане регулярне проведення опитувань у колективі та мотиваційних заходів. Якщо співробітники перебувають у межах однієї країни, спробуйте зібрати колектив на івент. Особистий контакт допоможе зміцнити зв'язки та продемонструє вас як керівника, який турбується про співробітників.

Чим конкретніше завдання для кожного фахівця, тим простіше вам відстежити результати його роботи, а його планувати.

Є безліч інструментів для аналітики та моніторингу завдань, плану роботи та її виконання. Ведіть відкритий діалог із командою та висловлюйте їм свої цілі, очікування, плани, тимчасові рамки та терміни. Так, будуть затримки та баги, збої, ексцеси, але конкретика ваших очікувань допоможе мотивувати співробітників, продемонструє їм важливість завдання та нагадає про відповідальність.

Про безпеку вже говорили, але тепер вам потрібно скласти план кібербезпеки вашої компанії. Співробітники можуть бути дислоковані по різних куточках світу і працювати як з дому, так і з коворкінгу чи кав'ярні.

Стандартизуйте заходи безпеки та переконайтеся (зайвий раз нагадайте) у тому, що софт для роботи ліцензований і є безпечним продуктом, поза досяжністю атак зловмисників.

Формат дистанційної роботи передбачає гнучкість та варіативність у двох аспектах: час виконання завдання та спосіб їх виконання. Деякі керівники відстежують робочі години своїх працівників, щоб переконатися, що вони працюють у робочий час. Чи це правильно?

Дуже часто це призводить до такої речі, як імітація бурхливої діяльності. Співробітник зробив усі завдання за перші 2 дні робочого тижня і потім просто вдає, що працює. Що для вас важливіше: результат чи сам факт відпрацьованих (читайте відсиджених) годин? Найімовірніше, перший варіант.

Давайте працівникам обсяг завдань на певний термін, наприклад, на тиждень. Вони самі зможуть розподілити свій час і здати їх точно вчасно. Адже ви брали в колектив людей з хорошим тайм менеджментом, правда?

Віддалена робота має ряд переваг, але й витрати також є. Основна – комунікація та моніторинг результатів роботи, контроль робочих процесів. Ви не завжди зможете оцінити їхню роботу своєчасно, як і вони не завжди зможуть з вами бути на зв'язку в цю секунду. Ви повинні бути впевнені у співробітниках, довіряти їм та точно оцінювати їхній професіоналізм. Таким чином, у них буде більше простору для ухвалення власних рішень. Головне – результативність та ефективність. Такий підхід позначиться як у швидкості здачі проектів чи завдань, і на моральному стані співробітника. Він почуватиметься значним елементом команди, відчуватиме довіру колективу та керівника.

Побудувати перспективну компанію на віддаленці реально, хоч і не просто. Робота в такому форматі не тільки допомагає скоротити низку витрат компанії, а й збільшити показники продуктивності працівників, якості проектів та загальному стані команди.

Побудова міцної команди для віддаленої роботи залежить тільки від людей, а й від забезпечення сучасними інструментами до роботи, комунікації, виконання робочих завдань. Успіхів!